Her bestemmer du, hvordan dine fakturaer, kreditnotaer og rykkerbreve ser ud, og hvad der står i de automatiske e-mails og SMS'er til dine kunder. Det, du sætter op her, bruges hver gang Payfriend sender et dokument eller en besked på dine vegne.
Du finder siden under Indstillinger → Skabeloner. Øverst ligger en guide, du kan folde ud. Siden har fire faner: Fakturaskabeloner, Kreditnotaskabeloner, Rykkerskabeloner og Beskedskabeloner.
1. Design din faktura
Åbn fanen Fakturaskabeloner, og klik Opret skabelon øverst til højre. Vælg layout, farver og skrifttype, og upload dit logo.
Har du flere fakturaskabeloner, vælger du den, der skal bruges som standard, i menuen på rækken.
2. Design din kreditnota
Åbn fanen Kreditnotaskabeloner, og klik Opret kreditnotaskabelon. Du gør det samme som for fakturaen, så kreditnotaen ser ud som resten af dine dokumenter.
3. Design dit rykkerbrev
Åbn fanen Rykkerskabeloner, og klik Opret rykkerskabelon. Det er brevet, der følger med dine rykkere.
4. Ret teksten i dine beskeder
Under Beskedskabeloner ligger de automatiske e-mails og SMS'er, fx Påmindelse (før forfald), 1. påmindelse, Sidste varsel og Betalingsbekræftelse. Hver række viser, om den bruger Standardtekst, eller om du har Tilpasset den.
Klik på en række for at rette den. Du kan ændre Emne og Indhold og se listen over Tilgængelige variabler. Variabler som {{customer_name}} bliver udfyldt, når beskeden sendes.
Når du retter en besked, kan du:
klikke Forhåndsvisning for at se beskeden med eksempeldata,
klikke Send test til mig for at få en testbesked på din egen e-mail,
klikke Gendan standard for at gå tilbage til Payfriends tekst,
klikke Gem skabelon, når du er tilfreds.
En SMS må højst være 459 tegn (3 segmenter), så hold den kort.
Med vælgeren Sprog skifter du mellem Dansk og Engelsk. Hver sprogversion har sin egen tekst. Kunden får den version, der passer til det sprog, virksomheden skriver til kunderne på. Ser du en note om, at sprogversionen ikke sendes i dag, så retter du en version, som ingen kunder får lige nu.
5. Hent rykkertekster fra dit regnskab (valgfrit)
Har du forbundet Dinero eller Billy, kan du hente de rykkertekster, du allerede bruger der. Under Beskedskabeloner klikker du Importér fra regnskab. Så åbner siden Importér rykker-skabeloner:
Sæt flueben ved de skabeloner, du vil hente.
Vælg for hver, hvilken Payfriend-skabelon den skal erstatte. Siden viser, om der allerede findes en skabelon af den type i Payfriend.
Klik Importér valgte.
Vær opmærksom på to ting. Findes der allerede en skabelon af samme type, bliver den overskrevet. Og flettefelter, Payfriend ikke kender, beholdes uændret, så dem skal du rette manuelt bagefter.
Typiske spørgsmål
Importsiden siger, at den ikke kan finde nogen skabeloner? Tjek, at Dinero eller Billy er forbundet under Indstillinger → Forbindelser. Bruger du Dinero, vises skabelonerne først, når der findes mindst én faktura.
Jeg kan ikke se knapperne til at oprette eller importere? Du mangler rettigheden til at redigere skabeloner. Spørg en administrator.
Hvor retter jeg, hvornår rykkerne sendes? Det gør du under Rykkerstrategi. Her retter du kun, hvordan de ser ud, og hvad der står i dem.
Kan jeg komme tilbage til den oprindelige tekst? Ja. Åbn beskeden, og klik Gendan standard.
Læs også
Har du brug for hjælp?
Klik på i-ikonet øverst på siden (Hjælp til denne side), og vælg Tag interaktiv tour for at se rundvisningen igen. Kan du stadig ikke få det til at virke, så skriv til os i chatten nederst til højre eller på [email protected].