Her bestemmer du, om Payfriend selv skal sende påmindelser og rykkere til kunder, der ikke har betalt til tiden, og hvor hurtigt det skal gå. Du vælger en strategi, slår automatikken til og bestemmer, hvordan rykkerne sendes.
Du finder siden under Indstillinger → Fakturering → Rykkerstrategi. Øverst ligger en guide, du kan folde ud. Har din virksomhed godkendelse af rykkere, ligger der en guide mere lige under den.
1. Vælg en strategi
Kortet Rykkerstrategi viser tre valg:
Blid: venlig tilgang med lange ventetider og fokus på betalingsplaner.
Standard: venlige og formelle rykkere med trinvis optrapning.
Hård: korte ventetider og formelle rykkere.
Tallene under hvert valg viser ventetider og trin, så du kan sammenligne dem. Under valgene ser du Trin i strategien, som viser forløbet for den strategi, du har valgt.
Når du skifter strategi, beder Payfriend dig bekræfte med Skift strategi. Den nye strategi gælder kun rykkerforløb, der starter herefter. Forløb, der allerede er i gang, fortsætter uændret på den gamle.
2. Slå automatiske rykkere til
Øverst til højre på kortet vælger du mellem Aktiv og Inaktiv. Klikker du Aktiv, spørger Payfriend "Tænd automatiske rykkere?", og når du bekræfter, begynder Payfriend at sende rykkere efter strategien. Har du ikke valgt en strategi endnu, oprettes Standard for dig, og du kan skifte bagefter.
Slår du automatikken fra igen, bliver igangværende rykkerforløb ikke annulleret. De stopper, hvor de er, og fortsætter, hvis du tænder igen.
3. Vælg, hvordan rykkerne sendes
Under kortet Afsendelse vælger du Kanal: E-mail, SMS eller E-mail og SMS. Valget gemmes, så snart du klikker.
Ser du også rækken Godkend før afsendelse, kan du vælge:
Aldrig: rykkerne sendes med det samme.
De første 5: du godkender de første fem.
Altid: du godkender hver rykker.
Rykkere, der venter på dig, ligger under Rykkere → Godkendelser. Der åbner du en rykker, retter teksten, hvis det er nødvendigt, og godkender den. Afviser du den, bliver den ikke sendt, og forløbet for den faktura stopper. Ejeren af virksomheden får en mail, når der ligger rykkere og venter på godkendelse.
4. Tjek gebyr og tekster
I Afsendelse ser du også, om Rykkergebyr er slået til. Gebyret slår du til eller fra under Indstillinger → Fakturering via linket Indstil. Teksten i hver rykker retter du under Skabeloner via linket Rediger.
5. Sæt rykkerne på pause
Har du brug for en pause, fx i en ferieperiode, så klik på menuen ved siden af Aktiv/Inaktiv og vælg Sæt på pause til…. Vælg en dato under Pause til, og klik Sæt på pause. Datoen skal ligge mindst en dag frem.
Indtil datoen sendes der ingen rykkere, og ingen nye forløb starter. Bagefter fortsætter forløbene, hvor de slap. Mens pausen gælder, står der "På pause til" øverst på kortet, og der kan du klikke Fjern pause for at stoppe den før tid.
Lovkrav
Under trinene står Lovkrav med tre faste tal, som gælder for alle tre strategier:
Min. dage mellem rykkere: 10, som renteloven § 9b kræver.
Inkassovarsel (dage): 10, som inkassoloven § 10 kræver.
Maks rykkere før eskalering: 3.
Ventetider og varsler kan ikke sættes under lovens minimum.
Alle strategier slutter med et inkassovarsel, som er det lovpligtige sidste varsel. Payfriend overdrager ikke selv sager videre. Det er op til dig, hvad du gør bagefter.
Typiske spørgsmål
Jeg har skiftet strategi, men en kunde får stadig rykkere efter den gamle? Det er meningen. Forløb, der var i gang, kører færdigt på den strategi, de startede med.
Hvorfor kan jeg ikke klikke på knapperne? Du mangler rettigheden til at ændre automatik. Spørg en ejer eller administrator.
Hvorfor ser jeg ikke "Godkend før afsendelse"? Godkendelse af rykkere er ikke slået til for din virksomhed, så rækken og den ekstra guide vises ikke.
Hvad sker der med mine forløb, hvis jeg slår automatikken fra? De stopper, hvor de er, og fortsætter, når du tænder igen.
Læs også
Har du brug for hjælp?
Klik på i-ikonet øverst på siden (Hjælp til denne side), og vælg Tag interaktiv tour for at se rundvisningen igen. Kan du stadig ikke få det til at virke, så skriv til os i chatten nederst til højre eller på [email protected].