Godkendelse af regninger og rykkere virker kun, når det er slået til for din virksomhed. Med godkendelsesflowet bestemmer du, hvem der skal godkende en regning, før den bogføres og betales. Med rykkergodkendelser ser du hver rykker igennem, før den bliver sendt til kunden.
Slå godkendelse af regninger til
Du finder siden Godkendelsesflow som fanen Godkendelsesflows under Regninger, eller under Indstillinger → Betalinger → Godkendelser.
Find kortet Kræv godkendelse af regninger, og slå kontakten til.
Så længe kontakten er slået fra, godkendes alle regninger automatisk, og listen med politikker bruges ikke.
Opret en politik
En politik bestemmer, hvad der sker med de regninger, den rammer.
Klik Ny politik. Politikken åbner på sin egen side.
Under Navngiv flowet giver du den et navn. Med Aktiv slår du den til eller fra.
Under Hvis klikker du Tilføj betingelse og vælger, hvad politikken skal ramme: Leverandører, Beløb, Oprettet af, Konto, Projekt eller Indeholder. Alle betingelser skal passe. Uden betingelser rammer politikken alle regninger.
Under Så vælger du, hvordan regningen godkendes:
Auto: regningen godkendes uden at spørge nogen.
Klik Tilføj handling, og vælg Bogfør eller Betal, hvis regningen også skal bogføres eller betales, når den er godkendt. Under Betal vælger du Læg i betalingskø eller automatisk betaling på forfaldsdagen. Den sidste kræver, at Automatisk Betaling er tilsluttet under Bank.
Klik Gem.
Beløb gælder kun regninger i den valuta, du vælger. Regninger i andre valutaer går videre til næste politik.
Sæt rækkefølgen
Regninger løber ned gennem listen Politikker, og den første politik der passer, vinder.
Træk i håndtaget på en linje for at flytte den. Rækkefølgen gemmes med det samme.
Alle andre ligger fast i bunden og fanger resten. Den kan ikke slettes, men du kan klikke på den og vælge, hvem der godkender.
Test med Simulér
Under Simulér vælger du en leverandør, et beløb og en konto.
Payfriend viser, hvilken politik der vinder, og markerer den i listen. Der bliver ikke oprettet nogen regning.
Godkend en regning
Når en regning skal godkendes, får godkenderne på første trin en mail med knappen Se faktura og godkend. Næste trin får besked, når det forrige er færdigt.
Klik på knappen i mailen. Her kan du skrive en besked til bogholderen og klikke Godkend eller Afvis. Du behøver ikke logge ind.
Eller åbn regningen i Payfriend. Står der Afventer din godkendelse, klikker du Godkend eller Afvis. Afviser du, skal du skrive en begrundelse.
Under Godkendelser på regningen kan du se, hvem der har godkendt, og hvem der mangler.
Godkend rykkere før de sendes
Har din virksomhed rykkergodkendelser, kan du se hver rykker igennem, før den går til kunden.
Gå til Rykkere → Rykkerstrategi, og find Godkend før afsendelse på kortet Afsendelse.
Vælg Aldrig, De første 5 eller Altid. Med De første 5 venter rykkerne på dig, indtil du har godkendt fem, og derefter sendes de automatisk.
Rykkere, der venter, ligger under Godkendelser. Punktet vises i menuen, når der er noget at godkende.
Søg på kunde, fakturanummer eller emne for at finde en bestemt rykker.
Klik på en rykker. Her kan du rette teksten, se hvordan mailen ser ud, og klikke Send eller Afvis og stop.
Markér flere rykkere for at godkende dem samlet med Godkend og send.
Afviser du en rykker, bliver den ikke sendt, og hele rykkerforløbet for den faktura stopper. Ejeren af virksomheden får en mail, når der kommer rykkere i køen.
Sådan sætter du det op
Siden Godkendelsesflow har sin egen guide, Sådan sætter du godkendelse af regninger op, øverst på siden. Rundvisningen på Regninger peger også herhen.
For rykkere peger rundvisningen på Rykkerstrategi, hvor guiden Sådan godkender du rykkere før afsendelse viser opsætningen trin for trin.
Læs også
Har du brug for hjælp?
Klik på i-knappen øverst på siden, og vælg Tag interaktiv tour for at se rundvisningen igen. Kan du stadig ikke få det til at virke, så skriv til os i chatten nederst til højre eller på [email protected].