Regninger er dine leverandørfakturaer, der skal godkendes, bogføres og betales. Her følger du hver regning fra den kommer ind, til den er betalt.
Øverst finder du tre faner: Regninger, Betalingskø og Godkendelsesflows. Fanen Godkendelsesflows vises kun på computer.
Få en regning ind
Klik Upload regning, og vælg en eller flere PDF-filer.
Du kan også trække filerne ind på siden. Når du ser Slip fakturaer her, kan du give slip.
Klik Send på e-mail for at se din Payfriend-adresse, og videresend regningen dertil.
Regninger kan også komme ind fra Indbakke, når du vælger Opret som regning på en mail.
Se hvor regningen er
Over listen står regningens stadier med et tal for hvert:
Gennemgå: regningen skal tjekkes.
Afventer godkendelse: regningen venter på en godkender. Stadiet vises kun, når godkendelse er slået til, eller når der ligger regninger der.
Klar til betaling: regningen er godkendt og kan betales.
Under betaling: betalingen er sendt af sted.
Alle: alle regninger.
På computer ser du også Leverandørgæld i linjen øverst, når beløbet kommer fra dit regnskabssystem.
Find en regning
Søg på fakturanummer eller leverandør. Under filtrene kan du fx vælge Kræver opmærksomhed, Afventer bankmatch, Forfaldne eller Behandlet, eller filtrere på Status, Aldersgruppe, Projekt og Leverandør. Under Status finder du også Afvist, Betalt og Mulige dubletter.
Gennemgå og godkend en regning
Klik på regningen. Så ser du dokumentet ved siden af oplysningerne.
Tjek leverandør, fakturanummer, forfaldsdato, konto og moms. Ret det, der er forkert, og klik Gem ændringer.
Klik Send til godkendelse, hvis regningen skal godkendes af en anden.
Er du selv godkender, ser du Afventer din godkendelse. Klik Godkend, eller Afvis med en begrundelse.
Er regningen i virkeligheden en kvittering, der allerede er betalt, så vælg Flyt til Kvitteringer. Det kan ikke lade sig gøre, når regningen er bogført, godkendt eller sat til betaling.
Betal og bogfør
Åbn en regning under Klar til betaling.
Klik Betal & bogfør eller Betal via bank.
Mangler leverandøren bankoplysninger, så tilføj reg.nr. og kontonr. eller IBAN på leverandøren først. Du kan også bruge Scan bankoplysninger eller Scan for FI-kort på regningen.
Skal regningen kun bogføres, så klik Bogfør i regnskab. Er regningen betalt uden om Payfriend, fx kontant eller med en kreditnota, så klik Allerede betalt og skriv en årsag.
Brug betalingskøen
Klik på fanen Betalingskø. Her samler vi de regninger, der skal betales, og du ser hvilken konto beløbet hæves på.
Når listen er tom
Ingen regninger: upload en regning, eller videresend den til din Payfriend-adresse.
Du kan ikke uploade regninger: din bruger mangler rettigheder. Bed en administrator om adgang.
Sådan sætter du det op
Gå til Indstillinger → Godkendelser. Der ligger en guide øverst på siden, Sådan sætter du godkendelse af regninger op, som tager dig igennem opsætningen trin for trin. Her bestemmer du, hvem der godkender hvad. Den første politik, der passer på en regning, vinder. Er godkendelse slået fra, godkendes regninger automatisk.
Læs også
Har du brug for hjælp?
Klik på i-knappen øverst på siden, og vælg Tag interaktiv tour for at se rundvisningen igen. Kan du stadig ikke få det til at virke, så skriv til os i chatten nederst til højre eller på [email protected].