Spring videre til hovedindholdet

Godkendelseskæden

Trin i rækkefølge. Alle på trinnet skal godkende. En afvisning stopper kæden. Godkender kan være en team-bruger eller en e-mail.

Skrevet af Nicki Elgaard

Når en politik vinder med Godkend: Kæde, sendes regningen gennem trin i rækkefølge. Først når et trin er færdigt, går den videre til næste.

Sæt kæden på politikken under Indstillinger → Godkendelser (eller fanen Godkendelsesflows under Regninger). Godkendelsen af den konkrete regning sker på Regninger (og i mailen til godkenderen).

Før du går i gang

  • Politikken er oprettet, og Godkend står på Kæde (ikke Auto)

  • Godkenderne findes som brugere i Payfriend, eller I har en e-mail på den der skal sige ja udefra

Sådan gør du

1. Åbn politikken

Gå til Indstillinger → Godkendelser. Klik linjen.

2. Sæt trin

Under Så:

  1. Vælg Kæde.

  2. Tilføj trin for hvert led (fx bogholder først, chef bagefter).

  3. På hvert trin: Tilføj godkender.

    • Team: vælg en person fra virksomheden

    • E-mail: navn og e-mail, hvis personen ikke er i Payfriend

  4. Gem.

Trin køres i den rækkefølge, I sætter. Alle på samme trin skal godkende, før kæden går videre. En afvisning stopper kæden, og regningen bliver ikke bogført eller betalt af politikken.

3. Når en regning rammer

Godkenderne på første trin får en mail med knappen Se faktura og godkend. Herfra kan de godkende eller afvise uden at logge ind. De kan også åbne regningen under Regninger, hvor der står Afventer din godkendelse, og vælge Godkend eller Afvis. Næste trin får besked, når det forrige er færdigt.

Afvisning: du skal skrive en begrundelse, når du afviser. Den gemmes i historikken og vises til de øvrige godkendere. Kæden stoppes. Regningen kan genåbnes senere, hvis det var en fejl.

Tjek at det virkede

  • Politikken viser Kæde og de rigtige navne

  • En testregning lander hos første trin, ikke hos alle på én gang

  • Andet trin først, når første trin er godkendt

  • Afvisning stopper resten

Ofte her går det galt

Symptom

Årsag

Løsning

Ingen godkender

Trin uden personer

Tilføj Team eller e-mail på trinnet

Alle spørges på én gang

I har sat dem på samme trin

Split til flere trin, hvis det skal være i rækkefølge

Auto i stedet for kæde

Godkend står på Auto

Skift til Kæde. Auto spørger ingen

E-mail-godkender svarer ikke

Mailen er fanget, eller notifikationer er slået fra

Tjek notifikationer; send et direkte link til regningen

Næste skridt

Fandt du ikke svar? Skriv til os via chatten i appen, eller på Kontakt. Vi svarer på hverdage.

Besvarede dette dit spørgsmål?